Etki sahibi bir yönetici olmak istiyorsanız, iletişim konusunda mükemmel olmanız gerekir. Aslında şirketinizin başarısı buna bağlıdır.
Economist Intelligence Unit’in bir raporuna göre, zayıf bir iletişim düşük morale ve performansa, hatta satış kayıplarına neden olabilir. Farklı bir araştırma, yetersiz bir iletişimin büyük şirketlere yılda ortalama 64,2 milyon dolara mal olabileceğini, daha küçük kuruluşların ise bu iletişimsizlikten dolayı yılda 420.000 dolar kaybet riskiyle karşı karşıya olduğunu gösterdi.
Ancak etkili iletişim, kar ve zarardan daha fazlasını etkiler. Yöneticilerin ekiplerini ortak bir vizyon etrafında toplamalarını, çalışanları güçlendirmelerini, güven ortamı oluşturmalarını ve kurum içerisinde başarılı bir şekilde ilerlemelerini sağlayan şey budur. Harvard Business School’un yer verdiği haberde etkili yöneticilerin dikkat etmesi gereken özellikler şöyle açıklanmaktadır.
İLETİŞİM YÖNETİCİLİK İÇİN NEDEN ÖNEMLİDİR?
Yönetici, etrafındakileri ortak hedefler doğrultusunda çalışmaları için güçlendirerek olumlu, kademeli bir değişime ilham veren kişidir. Bir yöneticinin bunu yapmak için en güçlü aracı iletişimdir.
Etkili iletişim, güven kazanmak, hedeflerin peşinde ilerlemek ve olumlu bir değişime ilham vermek için hayati önem taşır. İletişim eksik olduğunda, önemli bilgiler yanlış yorumlanabilir, bu da ilişkilerin zarar görmesine ve nihayetinde ilerlemeyi engelleyen engellerin oluşmasına neden olabilir.
Yöneticilik yeteneklerinizi geliştirmekle ilgileniyorsanız, rolünüzde daha etkili olmanız için gereken sekiz iletişim becerisini burada bulabilirsiniz.
YÖNETİCİLER İÇİN GEREKLİ İLETİŞİM BECERİLERİ
1. İletişim Yönteminizi Uyarlama Yeteneği
Economist Intelligence Unit’e (pdf) göre, farklı iletişim tarzları zayıf iletişimin en sık belirtilen nedenidir ve belirsiz öncelikler ve artan stres gibi daha önemli sorunlara yol açabilir. Kurum genelindeki çalışanlarla nasıl etkileşim kurduğunuzu ve onlar tarafından nasıl algılandığınızı daha iyi anlayabilmeniz için yöneticilik tarzınızı belirlemeniz çok önemlidir. Örneğin, yetkin bir yöneticiyseniz, muhtemelen başarıya ulaşmak için net bir vizyona sahipsinizdir ve ekibinizi buna göre organize edersiniz. Bazıları için bu etkili bir yaklaşım olsa da, rollerinde daha fazla özerklik arayan diğer kişiler için uygun olmayabilir.
Her çalışanın motivasyonu farklıdır, bu nedenle iletişiminizi nasıl uyarlayacağınızı bilmek, başkalarına etkili gözükmek ve kurumsal hedeflere ulaşmak için çok önemlidir.
2. Aktif Dinleme
Etki sahibi yöneticiler ne zaman konuşmaları gerektiğini ve daha da önemlisi ne zaman dinlemeleri gerektiğini bilirler. Çalışanlarının görüşlerini, fikirlerini ve geri bildirimlerini isteyerek onları önemsediğinizi gösterin. Ve fikirlerini paylaştıklarında, bu sohbete aktif olarak katılın, sorular sorun, onlardan bu fikirleri hakkında bir daha detay vermelerini isteyin ve bunları not alın. Anda kalmak ve araya girmekten kaçınmak önemlidir. Odak noktanızı çalışana ve ne söylediği üzerinde tutun. Bunu başarmak için cep telefonunuzdaki devamlı gelen bildirimleri veya gelen e-postaları kontrol etmek de dahil olmak üzere dikkat dağıtıcı her şeyi ortadan kaldırmanız gerekir.
3. Şeffaflık
Amerikan Yönetim Derneği tarafından yapılan bir ankette, üst düzey yöneticilerin, müdürlerin ve çalışanların üçte birinden fazlası, kurumlarında neler olup bittiğini “neredeyse hiç” bilmediklerini söyledi. Şeffaflık, bu iletişim engelini kırmada uzun bir yol kat etmenizi sağlayabilir. Liderler, şirketin hedefleri, fırsatları ve zorlukları hakkında açıkça konuşarak çalışanları arasında güven inşa edebilir ve çalışanların fikirlerini paylaşma ve işbirliği yapma konusunda kendilerini güçlü hissettikleri bir ortamı teşvik edebilir. Sadece yapılan hataları kabul etmek ve kızmamak bile deneyip yanılma ve aktif olarak problem çözme için güvenli bir alan yaratabilir.
Her birey, şirketin başarısında oynadığı rolü anlamalıdır. Yöneticiler ne kadar şeffaf olursa, çalışanların bu bağlantıyı kurması o kadar kolay olur.
4. Açıklık
Çalışanlarla iletişim kurarken ayrıntı verin. Bir projede veya stratejik bir girişimde istenen sonucu anlatın ve ulaşılan her noktada ne elde edildiğini görmek istediğiniz konusunda net olun. Hedeflere ulaşılmıyorsa, vermek istediğiniz mesajı daha da basitleştirmeyi deneyin veya nasıl daha fazla netlik veya yardım sağlayabileceğinizi sorun. Ne kadar net olursanız, öncelikler konusunda o kadar az kafa karışıklığı olacaktır. Çalışanlar ne için çalıştıklarını bilecek ve sürece daha fazla dahil olacaklar.
5.Açık Uçlu Sorular Sorabilme Yeteneği
Çalışanlarınız motivasyonlarını, düşüncelerini ve hedeflerini daha iyi anlamak istiyorsanız açık uçlu sorular sorma alıştırması yapın. Danışmanlık firması The Currence Group’un başkanı Jennifer Currence, İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği’ne BNB kısaltmasını kullanmasını söyledi:
* “Bana daha fazlasını anlat.”
* “Ne demek istediğini açıkla.”
* “Bu terimi veya kavramı benim için tanımla.”
Ekibinizle konuşurken bu ifadelerden yararlanarak daha düşünülmüş ve kapsamlı yanıtlar elde edebilir ve başarılı olmak için neye ihtiyaçları olduğu konusunda net olmalarını sağlayabilirsiniz.
6. Empati
Empatinin başarı için gereken en üst liderlik becerisi olarak sıralanmasının bir nedeni var. Çalışanların duygu ve deneyimlerini kabul etme ve anlama konusunda ne kadar iyi olursanız, o kadar duyulmuş ve değer verilmiş hissederler.
7.Açık Beden Dili
İletişim sadece söyledikleriniz değildir; kendini nasıl gösterdiğindir. Yönetici koçu Darlene Price’a göre, iletişimin etkisinin yüzde 99’u sözsüz ipuçlarından geliyor.
Doğru mesajı ilettiğinizden emin olmak için beden dilinize odaklanın. Birine ilham vermeye çalışıyorsanız, yumruklarınızı sıkarak ve çatık kaşlarla konuşmak doğru mesajı vermeyecektir. Bunun yerine ilgi ve yakınlık kurmak için göz teması kurun ve sıcaklık ve güven iletmek için gerçekçi bir gülümseme takının.
8. Geri Bilidrim Alma ve Bunu Uygulama
Ekibinizden geri bildirim istemek yalnızca bir yönetici olarak büyümenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda meslektaşlarınız arasında güven inşa etmenize de yardımcı olur. Yine de, geri bildirimi sadece dinlemekle kalmamanız çok önemlidir. Ayrıca buna göre hareket de etmeniz gerekiyor.
Ekibinizden geri bildirim almaya devam ederseniz, ancak herhangi bir değişiklik uygulamazsanız, ekibiniz gelişme yeteneğinize olan inancını kaybedecektir. Üzerinde hemen harekete geçemeyeceğiniz yorumlar olması muhtemeldir, bu konuda şeffaf olun. Çalışanlarınıza onları duyduğunuzu belirterek, onların bakış açılarına değer verdiğinizi ve gelişme konusunda ciddi olduğunuzu göstermiş olacaksınız.
BİR YÖNETİCİ OLARAK İLETİŞİM YETENEĞİNİZİ GELİŞTİRMEK
Etkili yöneticiliğin temelinde iletişim vardır. Ekibinizi etkilemek ve ilham vermek istiyorsanız, empati ve şeffaflık sahibi olmanız ve sözlü ya da sözlü olmayan ipuçlarınız aracılığıyla başkalarının sizi nasıl algıladığını anlamanız gerekir.
İletişim becerilerinizi geliştirmek ve daha iyi bir lider olmak için, iyileştirme alanlarını belirleyebilmeniz için etkinliğinizi değerlendirerek başlayın. Ardından, ilerlemenizi yönlendirmek ve takip etmek için bir gelişim planı oluşturarak hedefler belirleyin ve kendinizi bu konuda sorumlu tutun.
