Hakan Okay; Eğitmen, Danışman ve Öğretim Görevlisi
Günümüzde organizasyonların giderek büyümesi, şebeke ve sanal organizasyonlara dönüşmesi, farklı ülkelerden veya bölgelerden tedarik ve dünyanın her tarafına satış, aynı anda bir çok yerde üretim yapılması veya yüzlerce satış noktasının olması, yönetimi zorlaştırmakta ve daha karmaşık hale getirmektedir.
Bunun başlıca nedenleri arasında farklı iş süreçlerinin, pazar dinamiklerinin, değişen ekonomik ve rekabet koşullarının ve değişen müşteri beklentilerinin olmasıdır. Ayrıca büyüyen organizasyonlarda kontrolü elde tutma, kaliteyi koruma, itibar yönetimini sağlama, kurum kültürü oluşturma, kriz yönetimi gibi konular sürekli gündemde olduğu için, tüm organizasyonun bütünlüğünü sağlamak da zorlaşmaktadır.
Ancak, burada sorulması gereken en önemli sorular şunlardır:
“Büyüyen organizasyonlar, daha basit ve kolay nasıl yönetilebilir?”
“Günümüzün bilgi akışındaki hıza, yönetimde nasıl erişebiliriz?”
“Dijitalleşen yapıları ve uzak ekipleri nasıl kontrol edebiliriz?”
Bu soruların cevapları “Yalın Yönetim” ilkelerinde bulabiliriz.
“Yalın Üretim”(Lean Manufacturing) olarak literatüre giren bu anlayış, ilk defa Toyota tarafından Toyota Üretim Sistemi (Toyota Production System) adıyla uygulanmıştır. (1)
Yalın üretim esasında bir felsefe içermektedir. Bu felsefe yoğun olarak Japon kültürü ile şekillenmiştir. İşbirliği, bilgi paylaşımı, sorun çözme ilkesi, yeni fikirlerin desteklenmesi ve çalışma kültürünün yaratılması bu felsefenin bileşenleri arasındadır . (2)
Yalın üretimin temel amacı, israfı ortadan kaldırmak ve maliyetleri düşürmektir. Yalın üretim, bu süreçte insan kaynağını da en etkin şekilde kullanmak anlamına gelir. Bu felsefeye göre, insan kaynağı bir maliyet değil, süreçlerin temel yapıtaşıdır. Bu nedenle israfların ortadan kaldırılmalı, süreçlerin maksimum düzeyde çalışmalı, insan kaynağı süreçlere doğru dahil etmeli ve işbirliği oluşturulmalıdır. (3)
Yalın yönetimin gündeme gelmesi ve uygulanmaya başlanması, israfı önlemek ve maliyetleri düşürmek için hayati önem taşıdığından ilk olarak üretim yapan işletmeler tarafından uygulanmıştır. Ancak günümüzde üretim yapmayan diğer işletmeler de bu ilkeleri benimsemişlerdir ve “Yalın Üretim” değişen şirket yapıları ile birlikte “Yalın Yönetim”e doğru evrilmiş ve tüm işletme fonksiyonlarında kullanılan bir ilke haline gelmiştir.
Bu yönetim felsefesinin giderek daha da yaygınlaşması ve tüm sektörler tarafından uygulanması zorunlu hale gelecektir. Zaten yeni kuşakları (Özellikle Z Kuşağını) klasik yönetim anlayışı ile yönetmenin çok zor olduğunu ve işletmelerde uzun süre çalışmalarını sağlamanın mümkün olmadığını kabul etmek gerekmektedir.
Burada bir parantez açarak, özellikle günümüzdeki Covid Pandemisi nedeni ile, örgütlerin (İşletmelerin) uzaktan erişimle çalışmak zorunda kalmaları ve (Fabrikaların üretim departmanları hariç) tüm fonksiyonlarını internet üzerinden gerçekleştirmeleri, klasik yönetim anlayışının yerini yalın yönetime bırakmasını zorunlu hale getirmektedir.
Yalın yönetim için neler yapılmalıdır? (4)
- Yöneticiler ve çalışanlar işleri birlikte belirlemeli ve planlamalıdırlar.
- İşletme yapısı sadeleştirilmeli ve basitleştirilmelidir.
- Gereksiz ve katma değer yaratmayan fonksiyonlar kaldırılmalıdır.
- Dikey organizasyonlar yerine yatay organizasyon yapılarına geçilmelidir.
- Yapılan işlerde bilgi, yetenek ve deneyim gerektiğinden, bu özelliklere sahip çalışanlar kilit görevlere atanmalıdırlar.
- Yönetim, iletişim, kişisel gelişim ve teknik konularda sürekli eğitimler verilmelidir.
- Üst yönetim tarafından çalışanların kontrollü risk almaları desteklenmelidir.
- Çalışanlar arasında karşılıklı dayanışma ve yardımlaşma felsefesi yaygınlaştırılmalı ve teşvik edilmelidir.
- Bireysel ödüller vermek yerine, takımların başarıları ödüllendirilmelidir. Böylelikle birbirini destekleyen ekipler yaratılmalıdır.
- Her yönetici ve birey, çalışma yöntemleri ve süreçleri iyileştirmek için sürekli bir gayret içinde olmalı ve anında bilgileri paylaşmalıdır.
- Yalın yönetimde çalışanların da benimsedikleri otokontrole dayalı disiplin anlayışı oluşturulmalıdır.
Özetle, üretim yapan işletmelerden doğan yalın yönetim anlayışı, özellikle hizmet, lojistik, HOREKA (Hotel, restaurant, cafe işletmeleri), sigorta, bankacılık, güvenlik ve teknik hizmetler gibi sektörlerde giderek çok daha önem kazanacaktır, çünkü işletmelerin gelecekte var olabilmelerini sağlayacak, bilgi, beceri ve hızın yanında, anında değişen durumlara karşı hızlı aksiyon alabilmeleri, müşteri memnuniyeti sağlayabilmeleri ve krizlere karşı proaktif olabilmeleri için karmaşık, otokratik, gereksiz bürokrası ve aşırı hiyerarşiye dayanan faaliyetleri azaltmaları kaçınılmazdır.
Kaynakça
- Jackson, T. (1996). “Implementing a Lean Management System. Productivity Press
- Lai, K., Cheng, E. (2009). Just in Time Lojistics. Gower Publishing Ltd.
- Liker, J.(2004). Toyota Way: 14 Management Principles from The World Greatest Manufacturer. New York: McGraw-Hill
(4) Güney, S. (2017). “Yönetim ve Orgnizasyon El Kitabı” Nobel Yayınevi, Ankara.
