Harvard Business School’un yer verdiği habere göre iş yerinde sert bir konuşmadan kaçınıyorsanız, yalnız değilsiniz. Yakın zamanda yapılan bir anket, çalışanların yüzde 80’inden fazlasının gerekli fakat zor konuşmaları ertelediğini gösteriyor. Çalışanların yüzde 40’ı bu konuşmaları altı aylık bir süre boyunca ertelediğini itiraf etti.
Çoğu, bu sorunun kendi kendine çözüleceğini umuyor, ancak bu çok nadiren oluyor. Konuşma ne kadar ertelenirse, kızgınlık o kadar artar ve başlama cesaretini topladığınızda tartışma bir o kadar zorlaşır. Bu kaçınma çalışma ekibinizi de etkiler. İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği tarafından yapılan bir araştırma, çalışanların yüzde 40’ının yöneticilerinin işle ilgili dürüst konuşmalarda başarısız olduğunu ve bu nedenle işlerinden ayrıldıklarını bildiriyor.
Zor konuşmalar liderliğin ve yönetimin kaçınılmaz bir parçasıdır. Belki sert bir müşteri geri bildirimi vermeniz, çalışanların beklentilerini sıfırlamanız veya zayıf bir performansı değerlendirmeniz gerekebilir. Durum ne olursa olsun, çalışanlarla zorlu konuşmaları etkili bir şekilde yönetmek için yaralanabileceğiniz taktikler vardır. İşte başlamanıza yardımcı olacak ipuçları.
ÇALIŞANLARLA ZOR KONUŞMALARI NASIL YAPARSINIZ
- Güven Ortamı Oluşturun
Güven oluşturmak ve bağlantılar geliştirmek, günlük olarak üzerine çalışmanız gereken aktivitelerdir. Bu, hem kuruluşunuzda etki kazanmanıza hem de çalışanlarınızla karşılıklı güven ve anlayış geliştirmenize yardımcı olacaktır. Zorlu bir konuşma ortaya çıktığında, bu durum daha kolay olacaktır çünkü iş arkadaşlarınızın niyetinizi olumsuz olarak algılamaları daha az olası olacaktır.
Güven oluşturmanın etkili bir yolu, duygusal zekayı kullanmak, samimiyet ve yetkinliği yansıtmaktır. Bu kombinasyon, iyi niyetleriniz ve bunlara göre hareket etme becerilerine sahip olduğunuzu gösterir ve bu da ekibinizle zorlu konuşmalarınızda yardımcı olabilir.
- Konuşmanızın Aşamalarını Değerlendirin
Harvard Business School Profesörü Julie Battilana, Power and Influence for Positive Impact çevrimiçi kursunda “Herhangi bir zor konuşmayı üç aşamaya ayırabiliriz” diyor. Bu aşamalar şunları içerir:
Ne oldu?
Olanlar hakkında ne hissediyoruz?
Olayın herkesin kişiliğiyle nasıl kesişiyor veya onu nasıl tehdit ediyor?
Ne oldu?
Sert bir konuşmanın ortasında, durum hakkındaki algınızı mutlak gerçek olarak tanımlamak ve suçu diğer tarafa atmak cazip gelebilir. Bunu yaparken, onların tahmin edemeyeceğiniz niyetlerini varsayıyorsunuz. Bunun yerine kendi bakış açınızdan konuşun, rolünüzü kabul edin ve olayın sizi nasıl etkilediğini açıklayın. Bu, diğer kişinin durumu nasıl algıladığını ve onlar üzerindeki etkisini paylaşması için güvenli bir alan yaratır.
Olanlar Hakkında Ne Hissediyoruz?
Zor konuşmalar güçlü duygular uyandırma eğilimindedir. Hayal kırıklıklarınızı dışa vurmak veya duygularınızı başkalarından çıkarmak cezbedicidir. Bazıları duygularını konuşmadan tamamen çıkarmayı söylese de, her iki tarafın da yargılamadan nasıl hissettiğini ele almak daha iyidir. O zaman diğer kişinin nereden geldiğini anlayabilir ve bir çözüme ulaşabilirsiniz.
Olayın Herkesin Kişiliğiyle Nasıl Kesişiyor veya Onu Nasıl Tehdit Ediyor?
Herkesin korumaya çalıştığı bir öz imajı vardır ve bu genellikle zorlu bir konuşma sırasında tehdit altında hisseder. Belki birinin uzmanlığınızı veya iş ahlakınızı sorguladığını hissedebilirsiniz. Savunmaya geçmeniz anlaşılabilir.
Ancak, konuşmadaki tek kişi siz değilsiniz; diğer kişi kendi kişilik sorunları ile konuya yaklaşıyor. Durumun her iki tarafın da kendi imajını tehdit edip etmediğini düşünün. Her biriniz için konunun öneminin ne olduğunu anladıktan sonra, ilişki kurmak ve ortak bir zemin bulmak daha kolay.
Bu üç katmanı tanıyarak ve tartışmayı değiştirerek çok daha üretken, dürüst bir konuşma yapabilirsiniz.
- Aktif Bir Şekilde Dinleyin
Bir performans incelemesi yaptığınızı ve yapıcı eleştiriler sunduğunuzu hayal edin. Diğer kişinin nasıl tepki vereceğini umuyorsunuz? Kendi imajlarını korumak için eylemlerini haklı çıkarmaya atlayabilirler. Bu süreçte, sorunu açıklamaya çalıştıkları için verdiğiniz geri bildirimi içselleştirmeleri zordur.
Bunun yerine, dinlemelerini istersiniz – zor konuşmalar sırasında yapmanız gereken budur. Durun ve diğer kişinin ne hissettiğini anlamaya çalışın. Eğer bilmiyorsanız, durumu açıklamaları için sorular sorun. Konuşmanın hangi tarafında olursanız olun, anında bir yanıt hazırlamak yerine diğer tarafın neler hissettiğine odaklanmak önemlidir.
Diğer kişinin ilettiklerini yüksek sesle özetlemek yararlıdır. Bu, dinlediğinizi gösterir ve ayrıca herhangi bir yanlış anlaşılmayı netleştirmeye yardımcı olabilir.
- Spesifik Bir Şekilde Konuşun
Zor konuşmalar sırasında ne kadar spesifik olursanız o kadar iyi olur. Diğer kişinin davranışlarını değiştirmesi için, belirli durumlarda nasıl daha etkili olabileceklerini bilmesi gerekir.
Çalışanınızın kişiliği veya benzersiz özellikleri yerine gerçeklere ve örneklere odaklanın. Bunu uygulamak, kişisel önyargılarınızın sohbete sızmamasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Örnekleri seçerken daha yeni olanları kullanın. Bunun yerine, yıllık performans incelemesi yapıyorsanız, önceki yılın sorunlarını yeniden ele almayın. İnceleme penceresinden belirli bir durumu sunun, sonraki etkilerini ayrıntılandırın ve çalışanınıza durumu düzelmesi için tavsiyede bulunun.
- Birlikte Beyin Fırtınası Yapıp Çözüme Ulaşın
Konuşmaya aklınızda bir sonuç ve çözümle gelebilirsiniz. Yine de, tartışmadan en iyi şekilde yararlanmak için birlikte nasıl ilerleyeceğiniz konusunda bir beyin fırtınası yapın. Bu süreç, soruna daha güçlü çözümler sunabilir veya daha iyi bir anlayışa ulaşmanıza yardımcı olabilir.
Zor konuşmayı ortak bir sohbet haline getirerek, ikiniz de bir çözüme ulaşmak için elinizden gelenin en iyisini yaptığınızı bilerek ayrılabilirsiniz.
ZOR KONUŞMALARI ETKİN BİR ŞEKİLDE YÖNETİN
Sert konuşmalardan kaçınmak cazip gelse de, ertelediğinizde zamanla daha da zorlaşacaktır. Bu tartışmalara karşılıklı güven ve dürüstlükle yaklaşır, yargıda bulunmaktan kaçınır, aktif bir şekilde dinler ve spesifik olarak konuşursanız, olumlu bir sonuca varabilir ve süreci daha kolay ilerletebilirsiniz.
